A – Alle aktiven Aufgaben auflisten

  1. Planen Sie jeden Arbeitstag konsequent und vernünftig, entweder am Vorabend oder morgens.
  2. Nutzen Sie für wiederkehrende Aufgaben (z.B. Dienstreisen, Meetings) Checkliste.
  3. Leben Sie ein einfaches Ablagesystem (Aktueller Vorgang auf Arbeitsplatz / Inhalte hoher Priorität in Griffweite / maximal fünf Stapel in Griffweite / Beispielstapel: Eingang + In Arbeit + Wiedervorlage + Papierkorb + Ausgang + Archiv)
  4. Bereiten Sie kommunikationsintensive Tätigkeiten (z.B. Meeting, Telefonat) mittels einer Agenda sehr gut vor (=Roter Faden) und fertigen Sie ein Protokoll an (=Verbindlichkeit). Halten diese Tätigkeit möglichst kurz (z.B. 1h vor Mittag ansetzen) und den geplanten Ablauf konsequent ein (z.B. durch Einsatz eines externen Moderators).

L – Längen festlegen

  1. Schätzen Sie für jede Tätigkeit die Länge ein.
  2. Planen Sie für wichtige Aufgaben mehr Zeit ein.
  3. Zerlegen oder Kombinieren Sie Aufgaben, denn für viele kleine Aufgaben schätzt man in der Regel zu hoch und für wenige große Aufgaben zu niedrig.
  4. Planen Sie die Aufwände so gering wie möglich, denn man braucht stets genau so viel Zeit wie einem zugestanden wird.
  5. Planen Sie den Aufwand und die Umsetzung einmalig zu Beginn realistisch ein und vermeiden Sie damit das Phänomen der „Wachsenden Aufgabe“, denn wird eine Aufgabe vor sich her geschoben, wird der Aufwand aus Gründen der Selbstrechtfertigung stetig höher eingeschätzt.
  6. Setzen Sie möglichst wenig Personen zur Bearbeitung ein, denn sind viele Personen beteiligt steigt der Aufwand aufgrund von Kommunikation, Unwägbarkeiten, Handlungsspielraum, Toleranz / Planabweichung.

P – Prioritäten setzen

  1. Sortieren bzw. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Beachten Sie hierbei, dass bereits 20% Ihrer Tätigkeit 80% des Erfolg bringen.
  2. Korrigieren Sie die Sortierung / Priorisierung nach Dringlichkeit (Drohende Terminüberschreitung etc.).
  3. Fassen Sie gleiche Tätigkeiten in Arbeitsblöcke zusammenfassen und arbeiten Sie diese am Stück ab. Vermeiden Sie damit Zeit- und Energieverluste durch Rüstzeiten und Anwärmphasen.
  4. Planen Sie konsequent 50% Ihrer Arbeitszeit als Pufferzeiten für reaktive Aufgaben und Unvorhergesehenes ein.
  5. Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre physiologische Leistungsbereitschaftskurve, denn die höchste Leistungsbereitschaft ist in der Regel am Vormittag und späten Nachmittag.
  6. Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre Tagesstörkurve, denn Sie werden am häufigsten am späten Vormittag und frühen Nachmittag von anderen gestört.
  7. Legen Sie komplexe und kreative Aufgaben in leistungshohe und störungsarme Zeiten und tun Sie damit das Richtige im richtigen Moment.
  8. Richten Sie Sperrzeiten (auch „stille Stunden“ genannt) ein. Kommunizieren Sie diese und fordern Sie deren Einhaltung konsequent ein (z.B. Terminblocker setzen, Microsoft Outlook schließen, Telefon ausschalten).
  9. Planen Sie Pausen ein (2 Minuten aller 30 Minuten und 15 Minuten aller 2 Stunden) und nutzen Sie diese Zeit zum Abschalten. Tun Sie in dieser Zeit etwas Banales oder erledigen Sie Routineaufgaben.

E – Entscheidungen treffen

  1. Legen Sie eine Deadline für die Entscheidungsfindung fest und treffen Sie schnellstmöglich eine Entscheidung. Beachten Sie hierbei, dass der Aufwand der Entscheidungsfindung der Wichtigkeit angemessen sein sollte.
  2. Bereits 90% der Informationen genügen für eine Entscheidungsfindung und Bauchentscheidungen sind OK, denn eine zu spät getroffene Entscheidung ist 100%ig falsch.
  3. Lernen Sie „Nein“ zu sagen, denn: Wer immer ‚Ja‘ sagt macht Umsatz, wer auch mal ‚Nein‘ sagt macht Gewinn.
  4. Bearbeiten Sie jeden Vorgang bis zur machbaren Grenze. Legen Sie niemals einen Vorgang zurück ohne etwas in Gang gebracht zu haben. Notieren Sie Entscheidungen / Ergebnisse und ordnen Sie den Vorgang zur Wiedervorlage ein.
  5. Schöpfen Sie alle Möglichkeiten der Delegation aus. (Warum: Selbstentlastung / Mitarbeiterförderung / Kostenreduktion, Wer: Qualifikation / Verfügbarkeit / Zuständigkeit, Wie: Konsequente Anweisung mit Feedback / Terminierung / Zwischen- und Endkontrolle)
  6. Bauen Sie eines optimales Team auf, indem Sie eine konkrete Teammission definieren, die Verhaltensweisen der Mitglieder kennen und berücksichtigen, die Aufgabe / Rolle der Mitglieder formuliert sind, eine echte Mannschaftsdisziplin herrscht, Teamsympathie vorliegt und das Team problemlösungsorientiert agiert.

N – Nachkontrollen durchführen

  1. Haken Sie erledigte Tätigkeiten ab, oder streichen Sie diese durch und machen Sie damit Erfolge transparent.
  2. Führen Sie an den entscheidenden Stellen Kontrollen durch.
  3. Akzeptieren Sie Fehler, lernen Sie aus Fehlern und vermeiden Sie das Vertuschen und Wiederholen von Fehlern.
  4. Identifizieren und Beseitigen Sie Reibungsverluste, Zeitfresser und unrationeller Gewohnheiten durch kritische Selbstbeobachtung, Abgleich mit entsprechenden Checklisten und mit Unterstützung von Außen.
  5. Spiegeln und Optimieren Sie Ihre Planung (z.B. Aufwandsschätzung). Führen Sie ein Verlaufsprotokoll Ihrer Tätigkeiten durch und Beseitigen Sie Schwachpunkte. (Tätigkeit+Uhrzeit / Zeit und Energieaufwand gerechtfertigt? / Zeitpunkt nach Leistung/Störkurve optimal? / Alle Möglichkeiten der Delegation ausgeschöpft? / Alle Möglichkeiten der technischen Hilfsmittel ausgeschöpft? / Zeitfresser vermieden? / Wurde das Ergebnis abgesichert?)

Erhalt und Steigerung der eigenen Leistungsfähigkeit

  1. Nutzen Sie spezielle Atemtechniken und das „Sonnengebet“ am Morgen um Energie für den Tag zu tanken.
  2. Setzen Sie regelmäßig einmal am Tag für ca. 10 bis 20 Minuten Entspannungsmethoden ein, um verbrauchte Energie wieder aufzuladen. (z.B. Autogenes Training, Joga, …)
  3. Nehmen Sie Anlauf vor Steigungen, indem Sie vor neuen Herausforderungen gezielt mentale Energie aufbauen / ansammeln. Dies erreichen Sie durch positive Erlebnisse / Ereignisse (z.B. Erfolge, Urlaub, …) und durch die Technik der positiven Selbstprogrammierung (Positiven Ablauf vor dem Einschlafen vorstellen).
  4. Machen Sie Erfolge durch Sammlung / Auflistung sich selbst transparent und motivieren Sie sich durch Planung einer Selbstbelohnung im Erfolgsfall (z.B. Restaurantbesuch).
  5. Suchen Sie sich Vorbildern in Ihrem Kollegenumfeld und versuchen Sie diesen nachzueifern.

Identifizierung und Beseitigung von Energielecks und -blockaden

  1. Richten Sie ein Frühwarnsystem zur Erkennung von Fehlentwicklungen hinsichtlich Boreout (= Unterforderung) und Burnout (=Überforderung) ein. Ergreifen Sie rechtzeitig Gegenmaßnahmen zur Vermeidung von Misserfolgen + Frust und dem damit verbundenen Energieverlust.
  2. Vermeiden Sie chronischen Stress und leben Sie nach dem Motto „Ich arbeite um zu leben.“. Hinterfragen Sie im Notfall Ihre Karriereziele, Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen und Präferenzen sowie die beruflichen und privaten Rahmenbedingungen / Gegebenheiten.
  3. Vermeiden Sie Hast / Ungeduld durch konsequentes Einplanen eines Sicherheitszuschlages / Puffers (z.B. Anfahrt zu Termin) und Lernen Sie die hierdurch entstehenden Ruhe- und Leerlaufphasen zu akzeptieren.
  4. Vermeiden Sie einen Brain-Overflow (= Nicht-Abschalten-Können) durch Erarbeitung einer Lebensplanung, Festschreibung langfristiger persönlicher und beruflicher Ziele und durch Wahrung eines gesunden Verhältnisses zwischen Beruf und Familie.
  5. Entlarven Sie Ansätze von zwanghaften Antrieben (Ich muss perfekt sein, … mich anstrengen, … anderen gefallen, … den Termin unbedingt erreichen, … darf keine Schwäche zeigen).
  6. Erkennen Sie Killerphrasen und begegnen Sie diesen durch gut vorbereitete Gegenargumente (Das geht nicht. / Dafür haben wir keine Zeit. / Das haben wir schon alles versucht. / Wenn das funktionieren würde, wären schon andere darauf gekommen. / …)

Optimierung der persönlichen Effizienz, Effektivität und Qualität

  1. Verbessern Sie Ihre visuelle Gedächtnisleistung durch geeignete Gedächtnistrainingsmaßnahmen. Verdoppeln Sie Ihre Leseleistung durch Trainingsmaßnahmen zum „Rationellen Lesen“. Beschleunigen Sie Ihre Schreibleistung durch Erlernen des 10-Finger-Systems.
  2. Setzen Sie technische und methodische Hilfsmittel maximal ein: Arbeiten Sie mit Büroglyphen (Abkürzungen, Symbolen) und Stenographie zur Reduktion der Datenmenge und Verwenden Sie Flussdiagramme, Netzplantechniken und Mind Maps zur Strukturierung komplexer Problemstellungen.

Brainstorming

Darstellung von Ist-Zustand + Möglicher Problemursachen + Ziel.

Unstrukturierte gemeinsame Ideenfindung ohne Bewertung, Priorisierung, Filterung.

Beenden der Ideenfindung bei beginnender „Ermüdung“.

Stopptechnik

Kategorisierung der bisherigen Ideen.

Identifizierung unterrepräsentierter oder fehlender Kategorien.

Wiederholung der Ideenfindung mit Nutzung der anderen Techniken.

Analogietechnik

Annahme, dass das Problem in anderen „Systemen“ bereits gelöst ist.

Mitbewerber: Lösung erkennen + übernehmen.

Andere Branche oder Natur: Problem verallgemeinern.

Lösungen identifizieren, anpassen, zuschneiden, übertragen.

Umkehrtechnik

Ziel umkehren und damit Ist-Zustand verschlimmern.

Lösungen finden.

Entweder gefundene Lösung löst auch das eigentliche Problem.

Oder die Umkehrung tut es.

Oder die Verhinderung der Lösung beseitigt zumindest eine Schwachstelle.

Innovative Fusion

Zerlegen des Problems. / Finden von Teillösungen. / Zusammensetzen der gefundenen Lösungen zu Gesamtlösung.

Morphologischer Kasten: Zweidimensionales Ideenraster (Y = Parameter, X = Variable/Ausprägung).

Force Fit: Bekannte Lösungen fusionieren/kombinieren/verknüpfen/assoziieren und anschließend verifizieren ob es eine sinnvolle Kombination ist.

Bionik

Annahme: Natur hat Entwicklungsvorsprung von mehreren Millionen Jahren.

Hier ist schon alles entwickelt wurden.

Technische Biologie = Technische Abläufe der Biologie = Initialzündung für Analogietechnik.

Bionik = technische Umsetzung biologischer Ideen. = 1:1 Umsetzung durch Nutzung anorganischer statt organischer Materialien

Sparten: Gerätebionik, Verfahrensbionik, Sensorbionik, Neurobionik, Evolutionsbionik.

Brainwriting

635:

  • 6 Personen schreiben 3 Ideen in 5 Minuten auf ein Blatt Papier.
  • Danach geben Sie dieses Blatt an ihren Nachbarn weiter und erhalten somit selbst ein bereits beschriebenes Blatt.
  • Hierdurch lassen Sie sich zu weiteren 3 Ideen inspirieren und geben auch dieses Blatt nach 5 Minuten weiter.

Brainwritingpool:

  • So viel Ideen aufschreiben, wie einem einfallen.
  • Dann Blatt in Mitte legen und anderes nehmen.
  • Oder: Blatt am nächsten Morgen zur nächsten Abteilung bringen und selbst ein Blatt von einer anderen Abteilung erhalten.

Ideenpinnwand im Kaffeeraum:

  • Entspannte Atmosphäre und deutlich mehr Personen involviert.
  • Dadurch durchdachte und perfektionierte Ideen.

Jobrotation:

  • Mehrere Teams mit unterschiedlichen Problemen.
  • Nach 15 Minuten Raum und Themenwechsel.

Reizworttechnik

Wort ohne Problembezug zufällig auswählen.

Eigenschaften identifizieren.

Eigenschaften auf Problem übertragen.

Hierdurch ergeben sich neue Reize, Fragestellung, Betrachtungsweise.

Weitere Techniken zur Ideenoptimierung

Fragenkaskade bzw. W-Frage-Technik (Wie? Wo? Was? Wer? Wieso? Weshalb? Warum? …)

Ideenoptimierungstechnik (Positive oder negative Beziehung der Ideen untereinander identifizieren und berücksichtigen)

Szenariotechnik (Was wäre wenn?)

SWOT-Analyse (Strengths/Stärken, Weaknesses/Schwächen, Opportunities/Chancen, Threats/Risiken)

Innovatives Klima