P – Prioritäten setzen

  1. Sortieren bzw. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Beachten Sie hierbei, dass bereits 20% Ihrer Tätigkeit 80% des Erfolg bringen.
  2. Korrigieren Sie die Sortierung / Priorisierung nach Dringlichkeit (Drohende Terminüberschreitung etc.).
  3. Fassen Sie gleiche Tätigkeiten in Arbeitsblöcke zusammenfassen und arbeiten Sie diese am Stück ab. Vermeiden Sie damit Zeit- und Energieverluste durch Rüstzeiten und Anwärmphasen.
  4. Planen Sie konsequent 50% Ihrer Arbeitszeit als Pufferzeiten für reaktive Aufgaben und Unvorhergesehenes ein.
  5. Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre physiologische Leistungsbereitschaftskurve, denn die höchste Leistungsbereitschaft ist in der Regel am Vormittag und späten Nachmittag.
  6. Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre Tagesstörkurve, denn Sie werden am häufigsten am späten Vormittag und frühen Nachmittag von anderen gestört.
  7. Legen Sie komplexe und kreative Aufgaben in leistungshohe und störungsarme Zeiten und tun Sie damit das Richtige im richtigen Moment.
  8. Richten Sie Sperrzeiten (auch „stille Stunden“ genannt) ein. Kommunizieren Sie diese und fordern Sie deren Einhaltung konsequent ein (z.B. Terminblocker setzen, Microsoft Outlook schließen, Telefon ausschalten).
  9. Planen Sie Pausen ein (2 Minuten aller 30 Minuten und 15 Minuten aller 2 Stunden) und nutzen Sie diese Zeit zum Abschalten. Tun Sie in dieser Zeit etwas Banales oder erledigen Sie Routineaufgaben.
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