A – Alle aktiven Aufgaben auflisten

  1. Planen Sie jeden Arbeitstag konsequent und vernünftig, entweder am Vorabend oder morgens.
  2. Nutzen Sie für wiederkehrende Aufgaben (z.B. Dienstreisen, Meetings) Checkliste.
  3. Leben Sie ein einfaches Ablagesystem (Aktueller Vorgang auf Arbeitsplatz / Inhalte hoher Priorität in Griffweite / maximal fünf Stapel in Griffweite / Beispielstapel: Eingang + In Arbeit + Wiedervorlage + Papierkorb + Ausgang + Archiv)
  4. Bereiten Sie kommunikationsintensive Tätigkeiten (z.B. Meeting, Telefonat) mittels einer Agenda sehr gut vor (=Roter Faden) und fertigen Sie ein Protokoll an (=Verbindlichkeit). Halten diese Tätigkeit möglichst kurz (z.B. 1h vor Mittag ansetzen) und den geplanten Ablauf konsequent ein (z.B. durch Einsatz eines externen Moderators).

L – Längen festlegen

  1. Schätzen Sie für jede Tätigkeit die Länge ein.
  2. Planen Sie für wichtige Aufgaben mehr Zeit ein.
  3. Zerlegen oder Kombinieren Sie Aufgaben, denn für viele kleine Aufgaben schätzt man in der Regel zu hoch und für wenige große Aufgaben zu niedrig.
  4. Planen Sie die Aufwände so gering wie möglich, denn man braucht stets genau so viel Zeit wie einem zugestanden wird.
  5. Planen Sie den Aufwand und die Umsetzung einmalig zu Beginn realistisch ein und vermeiden Sie damit das Phänomen der „Wachsenden Aufgabe“, denn wird eine Aufgabe vor sich her geschoben, wird der Aufwand aus Gründen der Selbstrechtfertigung stetig höher eingeschätzt.
  6. Setzen Sie möglichst wenig Personen zur Bearbeitung ein, denn sind viele Personen beteiligt steigt der Aufwand aufgrund von Kommunikation, Unwägbarkeiten, Handlungsspielraum, Toleranz / Planabweichung.

P – Prioritäten setzen

  1. Sortieren bzw. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Beachten Sie hierbei, dass bereits 20% Ihrer Tätigkeit 80% des Erfolg bringen.
  2. Korrigieren Sie die Sortierung / Priorisierung nach Dringlichkeit (Drohende Terminüberschreitung etc.).
  3. Fassen Sie gleiche Tätigkeiten in Arbeitsblöcke zusammenfassen und arbeiten Sie diese am Stück ab. Vermeiden Sie damit Zeit- und Energieverluste durch Rüstzeiten und Anwärmphasen.
  4. Planen Sie konsequent 50% Ihrer Arbeitszeit als Pufferzeiten für reaktive Aufgaben und Unvorhergesehenes ein.
  5. Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre physiologische Leistungsbereitschaftskurve, denn die höchste Leistungsbereitschaft ist in der Regel am Vormittag und späten Nachmittag.
  6. Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre Tagesstörkurve, denn Sie werden am häufigsten am späten Vormittag und frühen Nachmittag von anderen gestört.
  7. Legen Sie komplexe und kreative Aufgaben in leistungshohe und störungsarme Zeiten und tun Sie damit das Richtige im richtigen Moment.
  8. Richten Sie Sperrzeiten (auch „stille Stunden“ genannt) ein. Kommunizieren Sie diese und fordern Sie deren Einhaltung konsequent ein (z.B. Terminblocker setzen, Microsoft Outlook schließen, Telefon ausschalten).
  9. Planen Sie Pausen ein (2 Minuten aller 30 Minuten und 15 Minuten aller 2 Stunden) und nutzen Sie diese Zeit zum Abschalten. Tun Sie in dieser Zeit etwas Banales oder erledigen Sie Routineaufgaben.

E – Entscheidungen treffen

  1. Legen Sie eine Deadline für die Entscheidungsfindung fest und treffen Sie schnellstmöglich eine Entscheidung. Beachten Sie hierbei, dass der Aufwand der Entscheidungsfindung der Wichtigkeit angemessen sein sollte.
  2. Bereits 90% der Informationen genügen für eine Entscheidungsfindung und Bauchentscheidungen sind OK, denn eine zu spät getroffene Entscheidung ist 100%ig falsch.
  3. Lernen Sie „Nein“ zu sagen, denn: Wer immer ‚Ja‘ sagt macht Umsatz, wer auch mal ‚Nein‘ sagt macht Gewinn.
  4. Bearbeiten Sie jeden Vorgang bis zur machbaren Grenze. Legen Sie niemals einen Vorgang zurück ohne etwas in Gang gebracht zu haben. Notieren Sie Entscheidungen / Ergebnisse und ordnen Sie den Vorgang zur Wiedervorlage ein.
  5. Schöpfen Sie alle Möglichkeiten der Delegation aus. (Warum: Selbstentlastung / Mitarbeiterförderung / Kostenreduktion, Wer: Qualifikation / Verfügbarkeit / Zuständigkeit, Wie: Konsequente Anweisung mit Feedback / Terminierung / Zwischen- und Endkontrolle)
  6. Bauen Sie eines optimales Team auf, indem Sie eine konkrete Teammission definieren, die Verhaltensweisen der Mitglieder kennen und berücksichtigen, die Aufgabe / Rolle der Mitglieder formuliert sind, eine echte Mannschaftsdisziplin herrscht, Teamsympathie vorliegt und das Team problemlösungsorientiert agiert.

N – Nachkontrollen durchführen

  1. Haken Sie erledigte Tätigkeiten ab, oder streichen Sie diese durch und machen Sie damit Erfolge transparent.
  2. Führen Sie an den entscheidenden Stellen Kontrollen durch.
  3. Akzeptieren Sie Fehler, lernen Sie aus Fehlern und vermeiden Sie das Vertuschen und Wiederholen von Fehlern.
  4. Identifizieren und Beseitigen Sie Reibungsverluste, Zeitfresser und unrationeller Gewohnheiten durch kritische Selbstbeobachtung, Abgleich mit entsprechenden Checklisten und mit Unterstützung von Außen.
  5. Spiegeln und Optimieren Sie Ihre Planung (z.B. Aufwandsschätzung). Führen Sie ein Verlaufsprotokoll Ihrer Tätigkeiten durch und Beseitigen Sie Schwachpunkte. (Tätigkeit+Uhrzeit / Zeit und Energieaufwand gerechtfertigt? / Zeitpunkt nach Leistung/Störkurve optimal? / Alle Möglichkeiten der Delegation ausgeschöpft? / Alle Möglichkeiten der technischen Hilfsmittel ausgeschöpft? / Zeitfresser vermieden? / Wurde das Ergebnis abgesichert?)