- Sortieren bzw. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Beachten Sie hierbei, dass bereits 20% Ihrer Tätigkeit 80% des Erfolg bringen.
- Korrigieren Sie die Sortierung / Priorisierung nach Dringlichkeit (Drohende Terminüberschreitung etc.).
- Fassen Sie gleiche Tätigkeiten in Arbeitsblöcke zusammenfassen und arbeiten Sie diese am Stück ab. Vermeiden Sie damit Zeit- und Energieverluste durch Rüstzeiten und Anwärmphasen.
- Planen Sie konsequent 50% Ihrer Arbeitszeit als Pufferzeiten für reaktive Aufgaben und Unvorhergesehenes ein.
- Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre physiologische Leistungsbereitschaftskurve, denn die höchste Leistungsbereitschaft ist in der Regel am Vormittag und späten Nachmittag.
- Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre Tagesstörkurve, denn Sie werden am häufigsten am späten Vormittag und frühen Nachmittag von anderen gestört.
- Legen Sie komplexe und kreative Aufgaben in leistungshohe und störungsarme Zeiten und tun Sie damit das Richtige im richtigen Moment.
- Richten Sie Sperrzeiten (auch „stille Stunden“ genannt) ein. Kommunizieren Sie diese und fordern Sie deren Einhaltung konsequent ein (z.B. Terminblocker setzen, Microsoft Outlook schließen, Telefon ausschalten).
- Planen Sie Pausen ein (2 Minuten aller 30 Minuten und 15 Minuten aller 2 Stunden) und nutzen Sie diese Zeit zum Abschalten. Tun Sie in dieser Zeit etwas Banales oder erledigen Sie Routineaufgaben.